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Comment la saisie de données CRM ronge vos ventes ?

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Le temps que vos employés commerciaux passent réellement à vendre diminue d’année en année. Les tâches administratives de toutes sortes s’accumulent, la saisie des données CRM étant un sujet de premier plan qui non seulement coûte du temps, mais provoque aussi généralement beaucoup de frictions. En tant que chef des ventes, vous voulez que vos employés commerciaux se concentrent sur les ventes, mais vous avez également besoin des données de votre CRM pour pouvoir gérer vos opérations. Comment trouver le bon équilibre ? Des études ont montré que l’employé moyen  passe environ 4 heures par semaine à saisir des données dans le CRM. Est-ce que cela peut se justifier ? Plus important encore, le problème autour de la saisie des données est bien plus vaste que le « simple » fait qu’il occupe 10 % de vos ressources de vente. Il a des conséquences considérables sur la satisfaction des employés, les décisions de gestion et le résultat de vos efforts de vente. Cet article se veut une révélation pour créer une prise de conscience de ces problèmes.

 

Vous aurez toujours un angle mort

 

Pensez-vous que le processus de saisie des données dans votre organisation fonctionne bien ? Si vos employés ne travaillent pas toujours directement dans le CRM, vous avez très probablement tort. En moyenne, seulement 40 % de toutes les mises à jour des ventes sont saisies dans un CRM. Encore une fois, le raisonnement derrière, cela est en fait facile à comprendre. Peu importe la rigueur avec laquelle vous contrôlez la saisie des données, les employés évalueront toujours si la saisie d’une certaine information apportera une valeur ajoutée. Par exemple, si aucun progrès significatif n’a été réalisé, les détails d’un prospect ne seront probablement pas saisis dans le CRM. Du point de vue de la productivité, cette approche est logique et permet à l’employé de se concentrer sur les comptes où des progrès sont réalisés. Cependant, du point de vue de la gestion, le résultat est que vous n’avez que des données sur ce qui a (presque) fonctionné et pas sur ce qui n’a pas fonctionné. Cela crée un énorme angle mort pour vos décisions.

 

Autres inconvénients de la saisie manuelle des données

 

Il existe de nombreuses autres raisons pour lesquelles vos employés pourraient ne pas saisir les informations. Pensez, par exemple, aux nouveaux employés qui ne sont pas encore formés à l’utilisation de Salesforce. Ou encore, il se peut que certains de vos commerciaux les plus performants retiennent des informations pour renforcer leur position au sein de l’entreprise. En outre, les données ne sont généralement saisies qu’à certains moments de la semaine ou du mois. Soit lorsqu’un rappel est envoyé pour saisir les données, soit peu avant une réunion d’équipe où les résultats sont discutés. Cela signifie que ce n’est qu’à des moments précis que vous disposerez de toutes les informations dans votre CRM pour réellement prendre de bonnes décisions. Enfin, que se passe-t-il si un commercial quitte l’entreprise ? Généralement, une grande partie du pipeline part tout simplement en fumée. Elle disparaît, comme si elle n’avait jamais existé. Vous perdez tout progrès réalisé, et vous risquez même de saboter les autres commerciaux qui reprennent ces prospects sans connaître l’historique. Tout cela parce que les données n’ont pas été saisies.

 

Pourquoi l’automatisation est la seule solution ?

 

Si vous pensez que toutes ces choses ne se produisent pas dans votre organisation, repensez aux efforts qu’il a fallu déployer pour que les employés saisissent toutes les données dans le système. Vos employés utilisent l’approche la plus efficace pour remplir les conditions requises, tout en disposant d’un maximum de temps pour augmenter leur prime. Cela signifie que, par défaut, toutes les informations ne sont pas saisies. Compte tenu du coût et de la complexité de la question et du conflit d’intérêts pour les employés, la seule véritable solution peut être de leur retirer ce travail. Les 4 heures par semaine consacrées à la saisie des données, ainsi que le temps et l’énergie consacrés à la discussion qui l’entoure, peuvent être économisés en automatisant ce processus. Avec ce constat en tête, nous avons récemment fondé un assistant commercial virtuel qui enregistre toutes les données et communications des clients dans Salesforce de manière entièrement automatique. Contrairement à d’autres solutions qui se contentent de synchroniser les emails, notre système a l’intelligence de définir également les actions suivantes, sans exiger aucune action de la part de l’utilisateur. Notre objectif est de décharger complètement les commerciaux des tâches administratives et d’aider les chefs de vente à créer une organisation commerciale performante. La saisie de données coûte à vos employés un temps et une énergie précieux et la tendance montre que ce coût ne fait qu’augmenter. Avec la technologie d’aujourd’hui, on pourrait se demander si les CRM ne devraient pas déjà être plus intelligents. Jetez un regard critique sur votre organisation commerciale et vous commencerez probablement à voir les fuites. Ne laissez pas cela ronger votre organisation commerciale de l’intérieur.