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Comment optimiser l’organisation de son entreprise ?

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Une entreprise mal structurée est synonyme de chaos et de manque d’efficacité. Évitez que cela arrive à votre entreprise en suivant ces quelques conseils.

L’organisation ce n’est pas que pour les grandes entreprises

Les propriétaires de petites entreprises ont un travail très difficile. Beaucoup de propriétaires se décident pour une industrie parce qu’elle correspond à leur passion ou à quelque chose dans lequel ils sont bons. Ce que beaucoup d’entrepreneurs ne comprennent pas, c’est qu’il faut beaucoup plus qu’être bon dans une industrie particulière pour faire avancer une entreprise. La plupart du temps, les propriétaires de PME ont besoin de remplir de nombreux rôles :

  • visionnaire ;
  • développement de produits ;
  • publiciste ;
  • comptable ;
  • secrétaire ;
  • concierge et plus encore.

C’est pourquoi se sentir submergé est quelque chose qui peut arriver à tout moment. La plupart des entreprises qui ne sont pas rentables rencontrent de sérieux problèmes dans la façon dont elles organisent le travail quotidien. Cela peut être observé dans les entreprises où les travailleurs assument des tâches qui ne sont pas de leur ressort ou bien personne ne sait ce qu’il doit faire. Il peut être intéressant d’utiliser un organigramme entreprise pour tout réorganiser efficacement. On entend par organisation le processus d’ordonnancement et de répartition du travail, de l’autorité et des ressources entre les membres d’un organisme, de manière que ceux-ci puissent mieux atteindre leurs objectifs. Une bonne organisation au sein de l’entreprise est donc essentielle pour atteindre les objectifs proposés. Voici quelques étapes pour y parvenir.

Avoir des objectifs clairs

La première étape pour donner une structure à votre entreprise est de bien définir :

  • la mission ;
  • la vision ;
  • les objectifs ;

à atteindre et de les communiquer correctement à tous ses membres. Les informations doivent être simples, compréhensibles et faciles à mémoriser. Une fois que ces aspects seront plus clairs, il sera possible de définir quelles fonctions ou tâches sont essentielles pour atteindre les objectifs fixés.

Clarifiez les ressources de l’entreprise

La deuxième étape consiste à examiner ses travailleurs : voir combien et qui ils sont. S’ils commencent, voir de quoi ils ont besoin et quels sont leurs capacités et talents. Vous devez également connaître clairement les outils dont dispose votre entreprise pour obtenir vos résultats, afin de minimiser vos coûts.

Dressez la liste des activités à réaliser

Une fois que les objectifs à atteindre et les ressources sont clairs, faites une liste des activités ou des tâches de l’entreprise. Définissez les priorités et celles qui dépendent des autres, ainsi que le nombre de personnes nécessaires à l’exécution de chaque activité.

Par exemple, si vous êtes une entreprise de livraison, vous devez noter les tâches nécessaires pour un bon service, comme :

  • la réception des appels ;
  • l’expédition des produits ;
  • le service après-vente, etc.

L’important est de ne laisser aucune tâche en dehors. Vous pouvez vous renseigner sur ce que font les autres entrepreneurs du secteur pour voir comment ils ont structuré leur entreprise et avoir une idée à ce sujet.

Divisez ces activités en unités

Précisez en quoi elles consistent, combien de temps il faut pour les exécuter et quels sont les objectifs de chacune, conformément aux objectifs de l’entreprise.

Attribuez chaque activité à la personne appropriée

Choisissez la personne qui pourrait exécuter le mieux chaque tâche, en fonction de ses compétences, connaissances et motivations. Choisir la bonne personne est essentiel pour obtenir les résultats escomptés, donc ne vous précipitez pas. Assurez-vous que vos employés ont parfaitement compris ce qui leur est demandé et qu’ils ont l’expérience nécessaire pour mener à bien leurs missions.

Tenir à jour l’organisation de l’entreprise

Soyez attentif aux changements. Avec le temps, l’organisation actuelle de l’entreprise peut être inadéquate en raison des conditions internes ou des changements externes. Renouvelez votre entreprise selon vos besoins à tout moment.