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Comment soulever les problèmes de manière appropriée

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Les employés ne discutent pas souvent des problèmes avec leurs responsables de peur d’être qualifiés de  » négatifs  » ou de  » ne pas avoir l’esprit d’équipe « . Pourtant, il est dans l’intérêt du manager d’être informé. Voici des moyens de faciliter la communication plutôt que de la décourager.

 

Comment s’y prendre de la manière la plus appropriée ?

Que l’auditoire se trouve en Allemagne ou à Bordeaux, les employés et les managers éprouvent la même frustration. Ils se demandent comment partager une préoccupation ou un problème valable (autrement appelé  » opportunité « ) avec le patron sans être étiqueté comme  » négatif  » ou pire encore (voici le baiser de la mort de l’entreprise),  » pas un membre de l’équipe  » ? Selon une étude d’IBM, les managers ne reçoivent qu’environ 12 % des informations nécessaires à leur travail. Il est dans notre intérêt d’être informés, pourtant, malgré nos bonnes intentions, nous pourrions décourager la communication au lieu de la faciliter !  

 

1. Une politique de communication incohérente

Nous établissons des  » politiques de portes ouvertes  » pour solliciter l’avis des employés, mais nous rejetons ensuite leur problème comme étant sans importance (ouvertement ou subtilement par des non-verbaux), nous leur disons que la direction a la situation en main ou nous leur demandons d' » être plus positifs  » ou de  » se rallier  » à de nouvelles initiatives. Combien d’entre nous testent la  » politique de la porte ouverte  » pour apprendre très vite qu’elle n’existe que de nom et décident qu’il est plus sûr de ne pas s’exprimer à l’avenir ?

 

2. Des exigences impossibles

Nous disons : “ Ne venez pas me voir avec un problème si vous ne venez pas aussi avec une solution. ” Quelle pression énorme placée sur les épaules d’un collaborateur à qui on n’a pas appris à accéder aux ressources ou à qui on n’a pas donné l’autorité nécessaire. D’un autre côté, certains se plaignent souvent des problèmes les plus insignifiants et cela peut devenir un bon moyen d’encourager à résolutions de ces problèmes en toute autonomie. Oui, mais, comment trouver un équilibre entre ceux qui se plaignent au pied levé et ceux qui ont des préoccupations valables ? Apprenez-leur à soulever un problème à l’aide d’un processus structuré de débriefing en leur demandant :

  • étape 1 : à quelles circonstances avez-vous été confronté ? 
  • étape 2 : Quelles actions avez-vous entreprises ? 
  • étape 3 : Quels résultats avez-vous obtenus ? 
  • étape 4 : Quelle leçon avez-vous tirée (le cas échéant) ? 

Vous pouvez également utiliser ce modèle pour faciliter la résolution de problèmes pour l’avenir : 

  •  étape 1 : quelles circonstances pourriez-vous affronter à l’avenir ? 
  • étape 2: quelles mesures prendriez-vous ? 
  • étape 3 :quels résultats obtiendriez-vous ? 
  • étape 4 : quelle leçon en tireriez-vous (le cas échéant) ?

Les avantages?

Vous, en tant que manager, obtenez plus d’informations afin de mieux faire votre travail. Vous développez vos employés pour qu’ils apprennent à réfléchir aux problèmes, à analyser leurs actions, à proposer des solutions et à apprendre de leurs erreurs. Vous encouragez la communication. 

Conseil bonus : demandez aux employés d’évaluer leur préoccupation sur une échelle de 1 à 10, afin que vous ayez une meilleure idée de l’importance de leurs difficultés… pour eux ! Après leur avoir expliqué le processus de compte rendu (ci-dessus), demandez-leur de classer leur préoccupation sur une échelle de 1 à 10. Il sera intéressant de voir s’ils changent de perspective !