A l’ère où notre quotidien fait face à de nombreuses transformations digitales, il serait judicieux de savoir maîtriser les outils qui sont mis à disposition afin de faciliter toutes vos tâches, tant professionnelles que privées. Par conséquent, cet article vous permettra de découvrir ce qu’est la signature numérique, également appelée : signature électronique. Vous verrez comment créer une signature numérique et quels sont les avantages de cet outil issu de l’avancée technologie.
Les avantages de la signature numérique
La digitalisation et la dématérialisation de la signature a marqué une révolution considérable dans le monde professionnel. Par ailleurs, ce procédé procure de nombreux avantages comme vous pourrez le voir dans les lignes suivantes.
Vous bénéficierez d’un gain de temps important
Le fait de pouvoir signer tous vos documents et contrats en ligne très rapidement vous évite de vous déplacer dans les bureaux et de perdre du temps en trajet. En effet, l’expression : “le temps, c’est de l’argent” prend tout son sens avec la signature numérique. Par ailleurs, si vous avez souvent procédé de la manière suivante, vous verrez encore plus tout le gain de temps dont vous jouirez avec la signature électronique :
- le téléchargement du document à signer ;
- l’Impression ;
- la signature traditionnelle ;
- le scan du document signé ;
- l’envoi du document signé par courriel.
Autant de procédures qui peuvent être raccourcis grâce à la signature numérique.
Vous réduirez vos coûts
Le fait d’adopter la signature numérique au sein de votre entreprise lui permettra également de réaliser des économies financières. En effet, rien que par la diminution des impressions des documents à signer, votre imprimante pourra durer plus longtemps. Vous ne serez pas à court d’encre rapidement et vos feuilles A4 ne seront pas épuisées aussi vite que d’habitude. De plus, comme vous n’aurez plus à vous déplacer aussi fréquemment, vous diminuerez tous les frais liés au transport et aux voyages.
Les procédures pour la création de votre signature numérique
De prime abord, afin de créer une signature numérique, et cela, via un transfert sécurisé, vous devrez d’abord établir la valeur juridique de votre signature, puis vous rendre sur un outil dédié et spécialisé dans le domaine de la signature numérique.
Comment établir la valeur juridique de votre signature numérique ?
Pour ce faire, il est important que votre signature numérique soit identique à votre signature manuscrite. Ensuite, la valeur juridique de cette signature dématérialisée se fera sous 2 conditions :
- votre identité devra être authentifiée par une autorité de certification grâce à un certificat électronique ;
- votre signature devra être apposée via un outil dédié.
Une fois ces deux conditions remplies et les procédures achevées, vous pourrez commencer à utiliser votre signature numérique sur tous les documents que vous devrez signer, et ce, à distance !
Un guide pas à pas pour la création d’une signature numérique
Voici les étapes que vous devrez suivre pour créer votre propre signature électronique :
- rendez-vous sur un site et un outil spécialisé dans la signature numérique ;
- téléchargez le ou les document(s) à signer sur l’outil dédié ;
- n’oubliez pas d’inviter les autres signataires sur le volet où vous vous trouvez actuellement ;
- choisissez quelle option de signature vous conviendrait le mieux parmi les suivantes : face à face ou à distance. Toutefois, vous pourrez être amené à cocher les deux options selon les possibilités des autres parties ;
- votre document sera alors affiché en version PDF et dans une version professionnelle afin que chaque partie prenante et les signataires puissent procéder à la signature numérique.
