La méthodologie d’organisation et d’entretien d’un lieu de travail 5S se réfère à cinq étapes – trier, mettre en ordre, faire briller, normaliser et maintenir. La sécurité devrait être le sixième « S » honorifique.

De nombreux sites de production ont choisi de suivre la voie des « 5S » dans le cadre de l’amélioration continue ou des processus de production allégée. Ce terme fait référence aux cinq étapes – trier, mettre en ordre, faire briller, standardiser et maintenir – qui sont aussi parfois connues comme les cinq piliers d’un lieu de travail visuel. Pour plus d’informations, lisez cet article.

La méthodologie des 5S est une approche simple et universelle qui fonctionne dans les entreprises du monde entier. Elle est essentiellement un soutien à d’autres améliorations de fabrication telles que la production juste à temps (JAT), la fabrication de téléphones portables, la gestion de la qualité totale (TQM) ou les initiatives six sigma, et contribue aussi grandement à faire du lieu de travail un endroit plus sûr et plus agréable à vivre.

Les éléments clés de la philosophie des 5S sont la sécurité et les bonnes pratiques environnementales. La sécurité fait partie intégrante de la partie de tout projet 5S, qui est mise en ordre et brillante. Normaliser et maintenir fait référence aux méthodes utilisées pour assurer le maintien de la sécurité et des bonnes pratiques environnementales. Des fiches de contrôle peuvent être utilisées pour établir de bonnes habitudes dans ces domaines et pour s’assurer que le bon entretien ménager est maintenu dans tous les domaines.

Les cinq piliers d’un lieu de travail visuel

Les programmes 5S sont généralement mis en œuvre par de petites équipes travaillant ensemble pour rapprocher les matériaux des opérations – au bout des doigts des travailleurs – et organisés et étiquetés pour faciliter les opérations avec un minimum de perte de temps et de matériaux.

« Une place pour chaque chose, et chaque chose à sa place » est le mantra de la méthode 5S.

Mettre en œuvre la méthode des 5S signifie nettoyer et organiser le lieu de travail dans sa configuration existante. C’est généralement la première méthode d’allégement que les organisations mettent en œuvre. Cette méthode encourage les travailleurs à améliorer leurs conditions de travail (y compris la sécurité et l’ergonomie) et les aide à apprendre à réduire le gaspillage, à éliminer les temps d’arrêt imprévus et à effectuer un inventaire en cours de production.

Une mise en œuvre typique de la méthode 5S entraîne une réduction significative de la superficie en pieds carrés nécessaire aux opérations existantes. Elle permet également d’organiser les outils et les matériaux en lieux de stockage étiquetés et codés par couleur, ainsi qu’en « kits » qui contiennent exactement ce qui est nécessaire à l’exécution d’une tâche.2

Le tableau 1 donne un aperçu des 5 piliers, avec une brève définition de ce que l’étape signifie dans un contexte de fabrication, pourquoi elle est importante, et la liste des problèmes qu’elle permet d’éviter si elle est mise en œuvre.

Processus en trois étapes pour la mise en œuvre des 5S

La méthodologie des 5S est généralement mise en œuvre selon un processus en trois étapes, qui comprend la mise en place d’une équipe interfonctionnelle (comprenant les employés qui travaillent dans les domaines associés), la visite de tous les domaines associés aux processus de fabrication examinés et une réflexion sur les moyens d’améliorer l’organisation pour réduire les déchets.

Par exemple, les usines ont généralement beaucoup de déchets liés à la recherche d’articles. Il n’est pas rare qu’une routine de changement de format de 3 heures comprenne 30 minutes de recherche. Lorsque l’on tente de réduire radicalement le temps de changement (par exemple, en passant de 3 heures à 10 minutes), il est clair qu’il n’y a pas de place pour 30 minutes de recherche de gaspillage.

La cartographie de la chaîne de valeur (VSM) peut être utilisée dans le processus 5S pour analyser le flux de matières, de processus et d’informations. Les informations sont utilisées pour élaborer une carte de l’état actuel, qui présente la manière dont les choses ont été faites dans le passé. L’équipe analyse ensuite la carte de l’état actuel pour identifier les possibilités d’amélioration de l’organisation, de la sécurité et de l’entretien du lieu de travail.

Un large éventail d’idées est pris en compte ; bien que toutes les idées ne soient pas viables, elles méritent toutes d’être étudiées. L’essentiel est d’observer les processus sans valeur ajoutée et de créer un environnement permettant de promouvoir un travail à valeur ajoutée par l’élimination des déchets. Par exemple, l’identification de la sécurité est une question clé cartographiée au cours du processus VSM. Pour chaque étape du processus, des données sont recueillies sur les possibilités d’amélioration de la sécurité ou de l’ergonomie, en plus des exigences en matière d’outillage, d’équipement, de matériaux nécessaires, de distances de déplacement et d’informations.

Par exemple, les membres de l’équipe peuvent observer les travailleurs parcourir de longues distances à pied pour obtenir les pièces nécessaires, ou passer du temps à fouiller dans les bacs sur les étagères pour trouver des pièces. Ils peuvent aussi identifier des pièces de quincaillerie, comme des écrous, des boulons et des vis qui sont utilisés dans une certaine zone, mais stockés dans un entrepôt central éloigné du point d’utilisation. L’objectif du VSM est que l’équipe suive le processus et identifie ce dont les opérateurs ont réellement besoin par rapport à ce qu’ils reçoivent.

Enfin, l’équipe envisage un futur état basé sur l’exercice et commence à mettre en œuvre le futur état. Le processus est itératif ; l’état futur devient l’état actuel, et un processus d’amélioration continue doit être utilisé pour identifier de nouvelles façons de réduire les déchets. La définition des déchets est très large et comprend des choses comme les déchets dans le mouvement des matériaux, le transport d’un trop grand nombre de stocks, les défauts ou les retouches, les blessures causées par une mauvaise organisation ou la production de ferraille. Si un travailleur trébuche et tombe parce que des boîtes de fournitures sont laissées dans une allée, cette blessure est considérée comme un déchet. Si les matériaux ne sont pas remis à leur place et que les employés passent du temps à les chercher, c’est un déchet. Construire des produits défectueux parce que les pièces défectueuses n’ont pas été identifiées et retirées du processus est également un gaspillage.

Des outils et des aides simples peuvent être utilisés pour renforcer les enseignements tirés du processus de VSM, et les bonnes pratiques environnementales constituent la base de cet effort. La moitié des activités mentionnées dans la fiche de contrôle mensuelle des 5S pour un processus d’assemblage sont des bonnes pratiques environnementales de base, mais essentielles. Les points 1 à 6 – ranger ; organiser le travail en cours ; balayer ; vider les déchets ; dépoussiérer, essuyer, nettoyer ; et passer la serpillière – préparent le terrain pour d’autres activités d’assemblage qui réduisent les déchets, comme éteindre les machines, fermer les accessoires, couper l’air, verrouiller les portes et éteindre les lumières de la zone.

Des audits peuvent être menés pour examiner les progrès des 5S dans des processus particuliers, du niveau 1 (effort initial) au niveau 5 (habitude). Dans la catégorie « Brillance », par exemple, l’objectif est d’avoir un système dans lequel l’entretien des zones de travail est un mode de vie routinier et où des mesures correctives sont mises en place pour résoudre les problèmes de propreté.

La sécurité joue également un rôle important dans le processus d’audit 5S. Des fiches de travail standard sont élaborées pour chaque processus afin de rendre une usine plus visuelle, en mettant en évidence les précautions de sécurité pour chaque cellule, en plus de montrer où tous les travaux en cours devraient être situés.

Les précautions de sécurité présentées sur les fiches de travail standard sont généralement celles qui résultent du processus d’évaluation des risques, une approche structurée qui aboutit à une liste classée des risques impliqués pour chaque activité.

Le processus d’évaluation des risques examine la gravité de l’occurrence (les blessures ou les dommages à la santé qui pourraient survenir si le risque potentiel se concrétisait) ; la probabilité d’occurrence (une estimation de la probabilité qu’un accident ou une situation se produise) ; et le nombre de personnes à risque. Le risque est calculé en multipliant la gravité x la probabilité x le nombre de personnes, pour obtenir un numéro de priorité du risque (NPR). Les IPR sont comparés pour chaque activité afin de déterminer la priorité d’action. L’élimination et la prévention des risques sont les activités privilégiées, la fourniture d’équipements de protection individuelle étant considérée comme une mesure à court terme.

Sécurité et stockage

Les solutions de stockage jouent un rôle important dans la mise en œuvre de l’élimination des déchets, l’un des principaux piliers des 5S. Les principes de sécurité et de bonne gestion sont particulièrement importants en matière de stockage. Une solution de stockage efficace permet de stocker de nombreux articles à proximité de l’opération, et un système d’étiquetage visuel permet de stocker, de trouver et de récupérer des articles facilement, rapidement et en toute sécurité. La possibilité de tirer un tiroir ou une étagère jusqu’au bout pour récupérer des articles empêche les employés de se placer dans une position et un environnement dangereux, tandis que les solutions de stockage libèrent de l’espace au sol, éliminant les risques de trébuchement et d’encombrement et améliorant la gestion visuelle.

Les systèmes doivent être mis en place de manière à ce que tout ait sa place et soit facilement accessible en cas de besoin. Tout doit être étiqueté et identifié. Le stockage local minimise le temps de déplacement, et le stockage et les établis réglables facilitent l’adaptation aux différents besoins des employés.

Un environnement de travail propre, bien organisé et sûr est, bien entendu, un environnement de travail efficace et productif. Un aspect moins évident, mais néanmoins important, de la méthode « lean » est qu’elle permet d’impliquer les employés tout au long du processus, en engageant et en remettant en question les meilleures pratiques, en encourageant les employés à avoir un réel sentiment d’implication et à travailler dur pour maintenir tous les efforts investis par l’équipe.