Dans une entreprise, il existe une multitude de fournitures indispensables à son bon fonctionnement. Parmi ces dernières, le tampon d’entreprise est d’une importance particulière. En effet, il contribue à l’accélération des procédures administratives.
S’il est à l’évidence représentatif de l’entreprise, beaucoup se demandent s’il va jusqu’à avoir la valeur d’une signature.
Les multiples fonctions du tampon d’entreprise
Encore appelé tampon encreur, le tampon d’entreprise est un système de marquage manuel qui permet d’imprimer avec qualité un motif, un texte ou encore un logo sur un support poreux tel que le papier.
C’est un outil qui offre un gain de temps considérable contrairement à l’inscription manuelle d’informations essentielles. Ainsi, il représente un avantage de taille pour les entreprises. Sur des sites spécialisés tels que tootampon.com, vous pourrez découvrir plusieurs tampons encreurs de qualité.
Par ailleurs, notez qu’il existe plusieurs types de tampons encreurs qui ont chacun une utilité spécifique.
Le tampon encreur personnalisé
Il est très pratique pour identifier et authentifier une entreprise. Le tampon encreur personnalisé peut être utilisé en signature d’un document. Il peut s’agir d’un contrat, d’un devis ou encore d’un partenariat.
Toutefois, le marquage doit absolument réunir toutes les informations utiles pour faciliter l’identification de l’entreprise. Ces informations peuvent être : la dénomination commerciale, l’adresse du siège social de l’entreprise, les numéros d’immatriculation légaux (SIRET, numéros TVA, APE, etc.).
Le tampon encreur standard
Il se limite généralement à une marque très brève (Payé, À relancer, Confidentiel, Urgent, Copie, Bon à payer, etc.). Le tampon encreur standard est très souvent utilisé afin de faciliter l’organisation, le classement ainsi que l’archivage des documents commerciaux.
Mieux, il permet de trier plus facilement les courriers. Ce type de tampon peut être fabriqué avec un manche en bois ou en métal. De plus, il est facilement personnalisable avec l’inscription que l’entreprise choisit au préalable.
Le tampon encreur dateur
C’est un tampon indispensable en comptabilité. Il permet de trier non seulement le courrier, mais aussi les factures, les bons de commande ainsi que les bons d’achat. C’est donc un excellent moyen pour retracer l’émission ou la réception de certains documents papier.
Le tampon encreur de poche
Il est indispensable pour les commerciaux en cas de déplacement. Notez que c’est un tampon d’identification en petit format. C’est donc une version miniaturisée du tampon encreur personnalisé. Ainsi, à l’instar de ce dernier, il comporte le nom de l’entreprise ainsi que tous les numéros légaux.
Le tampon encreur pour carte de fidélité
Ce tampon est beaucoup plus utilisé dans le commerce (fast food, pizzerias) et dans les entreprises de services (coiffure, garage). Le tampon encreur pour carte de fidélité est de très petite taille. Cela lui permet d’être facilement apposé dans des cases. Il peut notamment s’agir d’un mini texte ou d’un logo.
Quelle est la valeur juridique d’un tampon encreur ?
Notez que le tampon d’une entreprise n’a aucune valeur légale en soi. Ainsi, il ne démontre pas que le support tamponné provient réellement de l’entreprise. Il permet plutôt de remplir des obligations légales quant à la présence d’un certain nombre de mentions à faire apparaître sur les documents provenant d’une entreprise. Il va donc sans dire qu’un tampon encreur ne vaut pas une signature. Cela revient à dire que le tampon à lui seul, sans la signature, n’a aucune valeur juridique.
Qui plus est, le tampon encreur n’est en aucun cas obligatoire. Toutefois, il est de plus en plus requis par plusieurs organismes et sociétés, car il confère un caractère plus officiel qu’une simple inscription manuelle et présente de nombreux avantages.
Pourquoi un tampon encreur est-il si important en entreprise ?
Le tampon encreur joue un rôle prépondérant dans le bon fonctionnement d’une entreprise et dans son développement. D’abord, un tampon encreur permet de souligner la valeur des documents en permettant leur authentification.
Aussi, il facilite leur gestion ainsi que leur traitement. Cela augmente considérablement le niveau de réactivité de l’entreprise et contribue à l’accroissement de son chiffre d’affaires. Ensuite, notez que, pour la validation des procédures administratives, l’apposition d’un tampon d’entreprise est souvent indispensable.
En effet, comme vous l’avez déjà certainement compris, un tampon comprend toutes les informations légales d’une entreprise. Ainsi, il rend l’entreprise facilement identifiable. Il permet aussi d’assurer la validation des documents lors de la création d’une entreprise.
Enfin, un tampon permet à une entreprise ou à une organisation de se démarquer facilement de la concurrence. En effet, étant donné qu’il est fait sur mesure, c’est un excellent support de communication qui met en avant le professionnalisme de l’entreprise. C’est là un avantage de taille, car cela permet d’attirer la clientèle, favorisant ainsi l’augmentation des revenus de l’entreprise.
Par ailleurs, il est également important de savoir que le tampon encreur permet de répéter les mêmes informations sur de nombreux supports plus rapidement que les procédures manuscrites. Il devient donc un atout majeur pour gagner du temps, notamment lorsqu’il est question de dater des documents, de transmettre des coordonnées ou d’ajouter des informations essentielles.
Cependant, il faut noter qu’un tampon encreur ne produit les effets et avantages attendus que lorsqu’il est choisi suivant un certain nombre de critères.
Comment bien choisir son tampon encreur ?
Pour bien choisir votre tampon encreur, vous devez tenir compte de vos besoins. Pour ce faire, définissez d’avance la taille des données à inscrire sur le tampon, la longueur du texte à tamponner ainsi que celle de l’empreinte puis le nombre de lignes.
Si vous voulez faire un usage professionnel de votre tampon encreur, nous vous recommandons d’opter pour un tampon encreur personnalisé de bureau. Cela vous permettra de véhiculer des informations importantes sur votre entreprise.
De façon plus spécifique, si votre tampon est destiné à un usage externe, il doit impérativement contenir :
- la dénomination sociale de votre entreprise,
- l’adresse sociale de votre entreprise,
- les coordonnés de votre entreprise,
- et la formule juridique de votre entreprise.
En revanche, si vous désirez faire un usage interne du tampon, seuls le siège social, la dénomination ainsi que le numéro SIRET sont requis. Ainsi, avant de personnaliser un tampon encreur, vous devez tenir compte de tous ces détails.
Pour finir, lors du choix de votre tampon, vous devez prendre en considération sa fréquence d’utilisation. Si vous comptez par exemple l’utiliser de façon récurrente, choisissez un modèle de tampon rigide (tampon métallique). Si votre utilisation du tampon est simplement occasionnelle, privilégiez un modèle moins rigide.
