L’exploitation d’une entreprise génère quotidiennement de nombreux documents papier qu’il est capital d’archiver. Toutefois, vous pouvez facilement être submergé dans ce travail quand la taille de l’archive croît alors que l’espace nécessaire au stockage diminue. Il importe alors de trouver un autre moyen d’entreposer vos archives. Découvrez ici quelques solutions pour stocker vos documents importants.
La location de box de stockage pour y conserver les archives d’entreprise
Si vous manquez d’espace pour archiver de précieux documents, la première idée qui vous vient à l’esprit est sûrement de trouver un autre espace de stockage. Pour cela, le box de stockage convient parfaitement. Encore appelé self-stockage ou garde-meuble, c’est un local qui vous est alloué pendant la durée de votre choix, pour y ranger tout ce que vous voulez. La location de box est facile et nécessite simplement de contacter une société spécialisée dans les box à louer, pour satisfaire vos besoins de stockage.
Certaines entreprises proposent des box de stockage sur mesure pour les professionnels, en plus des selfs-stockages classiques pour particuliers. L’offre pour les pros vous permet d’entreposer facilement vos archives dans un local individuel, de même que du matériel, des marchandises et des outils. Ceci permet de maintenir vos locaux professionnels peu encombrés.
Pour choisir l’entreprise de box de stockage vers qui vous vous tournerez, assurez-vous que les locaux soient sécurisés. C’est d’une importance capitale, car vous n’aimeriez pas perdre ce que vous y entreposez. Pour cela, vérifiez si les box proposés sont équipés de mesures de sécurité :
- système de vidéosurveillance,
- accès sécurisé sur code confidentiel uniquement,
- système de détecteurs d’incendie,
- alarme générale pour le bâtiment et individuelle pour chaque box.
Il est aussi important que votre box soit accessible en permanence (24h/24, 7j/7). D’autre part, il est possible d’aménager l’intérieur de ces espaces en fonction de vos besoins professionnels. Le fournisseur peut y installer des étagères pour l’archivage de vos documents, mais également des rayons, pour une exploitation optimale de l’espace disponible. Si aucun local ne correspond à vos attentes, vous pouvez faire fabriquer votre propre box sur mesure.
Enfin, prenez en compte les services annexes disponibles. Sur les boutiques en ligne des fournisseurs de box, vous pouvez même acheter du matériel de manutention tels que des cartons de déménagement, des transpalettes et des chariots. De plus, les services d’expédition, réception et distribution de colis apportent une plus-value considérable aux professionnels. Cela permet d’exécuter certaines tâches sans être présent sur les lieux d’entreposage. La domiciliation d’entreprise et la mise à disposition de camions sont également intéressantes.
Les solutions d’archivage dématérialisées
Elles consistent à conserver vos documents sous un format numérique pour ensuite se débarrasser du support papier. Pour la pratiquer vous-même, numérisez tous les documents que vous souhaitez archiver et enregistrez-les sur votre disque dur.
Si les données sont trop volumineuses et que votre machine ne suffit plus à les accueillir, il est recommandé de les héberger dans le cloud. Cela se fait en louant un espace de stockage de données auprès d’une entreprise qui dispose de serveurs avec de grandes capacités de stockage. Ces services sont généralement proposés en version gratuite ou payante.
Pour en bénéficier, il est nécessaire de créer un compte sur la plateforme du fournisseur d’espace de stockage de données. Cependant, il est primordial de confier vos documents à des opérateurs de confiance. Assurez-vous que ces plateformes soient bien sécurisées et que vos données restent confidentielles et accessibles. En fonction de vos exigences, le prix de location sera plus ou moins élevé selon l’offre d’hébergement choisie : virtualisé, dédié…