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8 fonctions d’Excel qui vous faciliteront la vie

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Microsoft Excel est un outil exceptionnellement utile pour les petites entreprises, mais s’il est mal utilisé, il peut faire en sorte que le délai de réalisation des projets semble désespérément long. Heureusement, il est facile d’accélérer le rythme si vous connaissez les joyaux cachés du programme. Si Excel occupe actuellement beaucoup trop de votre temps, c’est qu’il faut commencer à utiliser ces fonctionnalités Excel astucieuses :

 

Flash Fill

Fonction étonnamment sous-utilisée, Flash Fill permet de gagner du temps en détectant des modèles et en utilisant ces informations pour remplir automatiquement les données. Flash Fill peut être utilisé pour :

  • formater les numéros de téléphone et les adresses électroniques ; 
  • séparer les noms et prénoms ;
  • concentrer les noms déjà séparés ;
  • extraire les initiales du prénom ou du nom des noms.

Watch Window

Un doute sur les calculs d’une formule particulière ? Confirmez vos soupçons grâce à la fenêtre de veille d’Excel, qui évite le défilement constant en vous permettant de regarder les cellules (et leurs formules attachées) qui ne sont pas actuellement visibles.

 

Mise en forme conditionnelle

La mise en forme conditionnelle n’est pas exactement cachée. L’icône qui la concerne se trouve juste sur l’onglet d’accueil. Cependant, peu d’utilisateurs d’Excel pensent à utiliser cet outil pratique, qui offre un accès facile à une variété d’options pour ombrer les cellules en fonction des données qu’elles contiennent.

 

Jeux d’icônes

La mise en forme conditionnelle comprend une option utile connue sous le nom de jeux d’icônes. Cet outil de mise en forme propose une vaste gamme d’icônes, notamment des icônes directionnelles, des formes et une variété d’autres indicateurs. Ceux-ci peuvent être gérés via le gestionnaire de règles de formatage conditionnel.

 

Collage spécial

Typiquement, lorsque des données sont copiées d’une cellule et collées dans une autre, toutes les informations de la cellule d’origine sont copiées. Cependant, avec le collage spécial, il est possible de ne coller que certaines parties d’une cellule particulière. Par exemple, si, tout en utilisant la fonction Collage spécial, vous souhaitez simplement coller le formatage d’une sélection donnée de cellules, vous pouvez le faire en sélectionnant l’option formules dans la fenêtre Collage spécial.

 

Lignes d’étincelles

Le formatage d’Excel est généralement facile à naviguer, mais les choses deviennent un peu plus désordonnées lorsque des graphiques et autres affichages visuels sont ajoutés au mélange. Les sparklines résolvent ce problème en ajoutant de petits graphiques à l’arrière-plan de diverses cellules. Ceux-ci facilitent l’observation des modèles tout en jetant un coup d’œil rapide sur les feuilles de calcul.

 

Power View

La fonction de visualisation très interactive Power View a été conçue à l’origine pour promouvoir le reporting ad hoc. Les fonctions de visualisation populaires de Power View comprennent les cartes, les graphiques à bulles et la vue en carte.

De nombreux utilisateurs avaient déjà du mal à repérer Power View, mais maintenant, il est encore plus difficile de le trouver dans la mise à jour. Heureusement, il est toujours disponible. Vous avez juste besoin d’un ruban personnalisé et du complément Power View.

 

Tableaux croisés dynamiques

L’une des fonctionnalités les plus intimidantes d’Excel ; les tableaux croisés dynamiques, vous permettent d’analyser et de résumer des ensembles de données. Excel regroupera facilement vos données afin que vous puissiez faire de meilleures comparaisons.  En visualisant vos données sous ces différentes perspectives, vous pouvez obtenir une meilleure image de la provenance de vos revenus par client, par offre, par mois, etc.